Geplaatst op 30-11-2020 door Kantoor & Kopie
Het langdurig bewaren van bepaalde documenten kan erg belangrijk zijn. Sommige documenten zijn zeer belangrijk en moeten dus goed bewaard worden. Natuurlijk kun je er voor kiezen om belangrijke documenten in te scannen, maar van sommige documenten moet het origineel bewaard worden. Daarom geven wij je handige tips voor het langdurig bewaren van deze documenten.
Tips voor langdurig archiveren
Wanneer je belangrijke documenten langdurig moet bewaren zijn er een aantal mogelijkheden. Wij hebben deze mogelijkheden op een rijtje gezet.
Duurzaam papier
Print je documenten op duurzaam papier. Je herkent dit papier aan de kwalificatie ISO 9706. Deze normering stelt hoge eisen aan de sterkte en samenstelling van het papier waardoor een levensduur van 200 jaar gegarandeerd is (bij zorgvuldige archivering en het gebruik van goede inkt).
Archiveermiddelen
Gebruik archiefmappen, vouwmappen, hangmappen, dossiermappen, ordners, hechtmappen, enveloppen en archiefdozen van de hoogste kwaliteit. Let ook bij de aanschaf van papieren archiveermiddelen op ISO 9706.
Kluis
Berg documenten met een hoge wettelijke bewaartermijn en/of (privacy)gevoelige inhoud op in een brand- en inbraakwerende kast of kluis. Daarin kun je ook harde schijven en usb-sticks met je belangrijkste gegevens bewaren.
Digitale beveiliging
Natuurlijk kunnen sommige documenten ook digitaal opgeslagen worden. Dit is natuurlijk erg makkelijk, omdat je zo alle belangrijke documenten bij de hand hebt. Maar ook wanneer je digitaal documenten opslaat zijn er een aantal dingen waar je rekening mee moet houden, namelijk:
Laat je informatie niet ten onder gaan aan virussen of een computercrash, maar bescherm je computer(netwerk) met goede beveiligings- en antivirussoftware.
Leg je laptop, computer, monitor en harde schijf aan de antidiefstalkabel– of ketting.
Bron: Quantore.com
