Documenten inscannen is iets dat regelmatig terugkomt. Als je wilt digitaliseren, kan dit betekenen dat je in een zo kort mogelijke tijd erg veel documenten moet inscannen. Een groot en lastig karwei? Dat hoeft het niet te zijn met deze tips voor documenten inscannen.
Tips voor een document scannen
Documenten goed inscannen begint met het installeren van je scanner. Als je optimaal de functies van je scanner wilt gebruiken, is een complete installatie vereist. Zeker bij digitaliseren moet je veel documenten scannen. Steeds een document los scannen, is dan te veel werk. Wat kun je doen om documenten goed en snel te scannen?
Zorg dat je een scanner hebt met documentinvoer.
Verzamel meerdere documenten om in één keer te scannen.
Verwijder alle nietjes en paperclips en leg de stapel in de documentinvoer zodat ze allemaal tegelijk ingescand worden.
Documenten kun je later afzonderlijk opslaan door ze te splitsen.
Tips voor een foto scannen
Om foto’s te scannen heb je een scanapparaat nodig die kleuren kan scannen. Hoe zorg je voor goede scans?
Maak gebruik van een scanner met een hoge dpi-waarde. Dit cijfer geeft aan hoeveel dots per inch de scanner kan scannen. Hoe meer dots, hoe scherper de foto’s gescand worden en hoe beter de kwaliteit van de foto’s dan ook is.
Foto’s scannen duurt langer dan tekstdocumenten scannen. Kies daarom bij het scannen van foto’s voor een scanner met voorbeeldweergave. Dan kun je, voor je de scan laat beginnen, zien of de foto recht onder de scanner ligt en volledig gescand wordt.
Overige tips voor documenten inscannen
Met digitaliseren heb je alles netjes op je computer, de server of in de cloud staan. Digitale documenten vergemakkelijken het opzoeken van gegevens. Dat gaat veel sneller dan wanneer je in archiefkasten moet zoeken. Overige tips voor documenten inscannen bij digitalisering:
Bewaar de originele documenten. Bewaar de gegevens die je dagelijks nodig hebt in een map of klapper met de originele papieren exemplaren. Denk bijvoorbeeld aan facturen of de lijst met werknemers en contacten.
Maak back-ups. Het is altijd raadzaam om een back-up van je digitale gegevens te maken. Mocht er iets gebeuren, dan heb je van alle gegevens nog een back-up. Stel bijvoorbeeld in dat je dagelijks of wekelijks alle bestanden bijwerkt, zodat je back-up ook up-to-date blijft.
Maak bestanden vindbaar. Bedenk vóór je documenten gaat inscannen onder welke bestandsnaam je deze opslaat. Met een goede, duidelijke bestandsnaam kun je namelijk documenten veel sneller terugvinden. Geef ze daarom toepasselijke ‘tags’.
Op zoek naar een scanner? Bekijk hier ons diverse aanbod scanners in de webshop. Wij kunnen een scanner voor elke klus leveren!
Succes met scannen!
Bron: Quantore.com
